Så håller du koll på dina jobbansökningar

Efter tio, femton ansökningar börjar det svaja. Sökte jag den där tjänsten, eller tänkte jag bara göra det? Vad hette rekryteraren som ringde igår? Två veckor eller fem sedan du hörde av dig senast — vem vet. Här går vi igenom vad som faktiskt behöver hållas ordning på, och varför de flesta system rasar efter bara ett par veckor.

Varför det spårar ur

I början behövs inget system alls. Tre ansökningar ryms gott i huvudet. Problemet smyger sig på: varje ny ansökan lägger till ännu en sak att komma ihåg, och varje svar du får öppnar en ny tråd att hålla reda på.

Samtidigt ligger allt utspritt. Själva annonsen ligger på en jobbsajt, bekräftelsen i mejlkorgen, anteckningen från telefonsamtalet på en papperslapp någonstans, och intervjudatumet i kalendern. Ingen enskild plats ger dig hela bilden.

Det får två konsekvenser. Du missar uppföljningar som faktiskt hade kunnat ge dig jobbet, och du bränner energi på att försöka minnas istället för på att söka fler tjänster. Den andra kostnaden är svårare att lägga märke till, men ofta den större.

Vad du faktiskt behöver spara

Frestelsen är att spara allt. Men ju fler fält ett system har, desto större är risken att du slutar fylla i dem. Så här ser det ut som faktiskt visar sig användbart i praktiken:

Alltid

• Företag och tjänst — låter självklart, men "den där utvecklarrollen i Göteborg" säger dig ingenting om tre veckor.
• Datum du sökte — det är det som avgör när det är rimligt att höra av sig.
• Var du är i processen — ansökt, väntar svar, intervju bokad, avslag.
• Länk till annonsen — annonser plockas bort hela tiden. Har du länken kvar kan du åtminstone hitta den igen.

Så snart det finns

• Kontaktperson med mejl och telefon — personen du faktiskt pratat med, inte en allmän info-adress.
• Vad som sades och när — "ringde 14/8, återkommer nästa vecka" är guld värt när nästa vecka väl passerat.
• Datum och tid för intervjun, plus om det blir på plats, video eller telefon.

Hur ofta ska man följa upp?

Det finns ingen exakt regel, men en rimlig tumregel är att höra av sig efter ungefär två veckor om du inte fått något svar alls. Tidigare än så upplevs lätt som stressigt. Senare än så riskerar tjänsten redan vara tillsatt.

Har du varit på intervju är tidsramen kortare. Sa de att de återkommer "i början av nästa vecka" och det plötsligt blivit torsdag — hör av dig då. Det uppfattas sällan som påstridigt, och det håller din ansökan aktuell i deras huvuden.

Poängen med att skriva upp det hela är inte att förvandlas till en person som jagar rekryterare. Det handlar om att slippa den motsatta situationen: att en ansökan tyst rinner ut i sanden bara för att ingen av er kom ihåg att återkomma.

Excel, anteckningar eller ett verktyg?

De flesta börjar med ett kalkylark. Det funkar, ett tag. Men det finns ett återkommande mönster i varför de slutar användas:

• Det påminner dig aldrig. Ett kalkylark säger inte till när det gått två veckor. Du måste själv komma ihåg att öppna det — och det är just det du glömmer.
• Det är krångligt i mobilen. Får du ett samtal på bussen skriver du inte in det i ett kalkylark på plats. Du tänker "sen", och sen blir det aldrig av.
• Det visar inte läget. Rader i ett ark svarar inte på frågan "vad väntar jag på just nu?" — du får läsa igenom hela arket varje gång.

Anteckningsappar brottas med samma problem, plus att strukturen brukar lösas upp efter ett tjugotal ansökningar. Det betyder inte att de är dåliga val — för en kortare jobbsökning räcker de gott. Men vet du redan att det blir många ansökningar under flera månader är det värt att välja något som faktiskt håller hela vägen.

Tre saker som gör störst skillnad

Oavsett vad du landar i är det här som avgör om systemet överlever eller inte:

• Det ska gå snabbt att lägga till. Tar det mer än en minut skjuter du upp det — och då är det förlorat.
• Det ska påminna dig. Uppföljningar och intervjuer är precis de saker man glömmer, och precis de som betyder mest.
• Det ska gå att öppna i mobilen. De flesta samtal och besked kommer när du inte sitter vid datorn.

Om Jobbtrackr

Jobbtrackr är byggt för precis det här. Du lägger in ansökningarna på ett bräde där varje jobb flyttas genom stegen — från ansökt till anställd — och får automatiska påminnelser inför varje intervju. Kontakthistoriken sparas per jobb, så du ser direkt vad som sagts och när.

Tjänsten är gratis, kräver inget kreditkort, och tar inte emot några dokument alls — inga CV, inga personliga brev. Bara uppgifterna om jobben du sökt.